Kommuner och landsting strirrar sig blinda på att göra det mittersta steget, dvs distributionen elektronisk. Jag har räknat med min Nyttokalkylator, men kan inte se att man skulle kunna räkna hem en investeringen i övergång till elektronisk distribution på något sätt om den kräver att man köper in läsplattor till informationskonsumenter. Har konsumenterna redan plattor så är det betydligt lättare att rökna hem investeringen.
Då skulle man bara kulla låta politiker "opta ut sig", dvs frivilligt avstå från papperskopior.
Metod för att kunna räkna hem investeringen
För att räkna hem investeringen så måste kostnaden för att skapa dokumenten ner med drygt 83 kr per sammanträde och förtroendevald. Rimligtvis behöver man effektivisera tjänstemännen genom att dra ner minst 2 timmars arbete i förberedelse för varje sammanträde. Ett sätt att åstadkomma det är att inte skapa lika omfattande bakgrundsmaterial i beslutsunderlaget. Istället för att information samlas in av tjänstemän och filtreras genom deras glasögon så kan tjänstemännen bara bifoga länkar till information som finns tillgänglig på Internet. (I de situationer där det är möjligt.)
Metod för att det nya arbetssättet ska upplevas som lyckat
1. Lättlästa dokument
Studie på studie visar att långa dokument både är svåra att skriva och att läsa på en datorskärm. Detta på grund av att man inte kan få samma överblick som när man bläddrar i ett pappersdokument eller en pappersbok. Genom att inte skapa mötesunderlag som består av stora PDF-filer utan bara ett kärnfullt dokument med många länkar så löser man läsbarhetsproblemet.
2. Anteckningsmöjlighet
Inför ett möte behöver man inte bara läsa igenom möteshandlingarna utan även ta ställning till alla beslutspunkter. Man tar normalt ställning tre gånger inför varje möte; enskilt, med sin partigrupp och med sina samarbetspartier inom majoriteten eller oppositionen. Anteckningar måste kunna göras i tre nivåer.
3. Något som gör det nya arbetssättet bättre än det gamla
Dessutom skissar folk ofta på egna förslag, reservationer och särskilda yttranden direkt i handlingarna. Här skulle man kunna införa en process för varje förtroendevald att elektroniskt förmedla sitt yrkande, reservation eller yttrande.
Kan man inte erbjuda det för förtroendevalda så kommer de att uppleva den nya arbetsprocessen som sämre än den tidigare.
Sannolikheten är stor att många politiker skriver ut handlingarna själva, men avstå från att klaga högt, för de fick ju i alla fall en läsplatta gratis...
Inga kommentarer:
Skicka en kommentar