Informationshantering under 1900-talet

För 100 år sedan
I början av 1900-talet var skillnaden på arbetsmaterial och upprättad handling enkel att tyda. Det renskrivna var en gällande upprättad handling, medan det sagda eller stenograferade var arbetsmaterial.
Ett fastställt dokument kunde mångfaldigas för vidare distribution och arkivexemplar stoppades noggrant i arkivlådor.
Livet var enkelt.

För 30 år sedan
På 1980-talet ersattes sekreteraren med en PC. Nu blev det betydligt enklare att skapa dokument. Och det gjorde man, i massor. Skillnaden på utkast och fastställda dokument blev svårare att hålla ordning på eftersom även de slarvigaste anteckningarna var skrivna med lika snygga typsnitt.
Maskinskriverskorna gick samma öde till mötes som många sekreterare. De var nu överflödiga och utkonkurrerade av en skrivare. I all effektiviseringsiver skickade man hem arkivarien också. Det var ändå bara en gnällspik som tjatade om att allt skulle kategoriseras och klassas.

Nutid
Idag har många av oss ett informationsberg på våra arbetsplatser där information finns osorterat och ostrukturerat. Vi spar allt på en stor hög och tänker att det där ska vi gallra i sen. Det är lite samma fenomen som när man tar tre bilder istället för en med digitalkameran och tänker att man kan ju välja ut och spara den bästa sen. Men det blir inget sen. Man tankar över alla bilder till hårddisken och ju längre tiden går och ju fler bilder man har, desto mer tar det emot att komma till den där gallringen.
Vi blundar för fenomenet att det bara blir värre att reda ut situationen ju längre vi väntar.
Det här är en sanning både i många familjer och hos många företag och organisationer.

Alvin Toffler, författare och futurist
Född i New York 1928

När man inför nyår ska välja ut 12 fotografier till en kalender så blir det ett jätteprojekt att gå igenom det senaste årets 1000-tals foton. Det blir inte lättare att välja bara för att beslutsunderlaget är bredare.

Det är det som kallas Information overload. Vi får svårare att sätta oss in i ett ämne och fatta ett beslut till följd av för mycket information.

Alvin Toffler sägs ha introducerat det uttrycket i sin roman Future Shock (utgiven 1970 av Random House, ISBN: 0-394-42586-3).

Vi måste bli bättre på att föra in gallringen som ett naturligt steg i våra arbetsprocesser och privata rutiner för att inte drunkna i överflödig information.