Förvaltningschefers dåliga affärsmodeller förstör nyttokalkyler



Nu har det äntligen gått upp för mig varför kommuner argumenterar för att det är billigare med en iPad än pappersutskrifter när jag inte kommer fram till samma kostnad på långa vägar. Kommunernas serviceförvaltning har diktat upp en kopierings-/tryckerikostnad och interndebiterar överpriser.

Inom företag "nycklar" man oftast bara ut kostnaderna på resultatenheterna. Detta kan förklaras som att företaget tar ut en skattesats på intäkterna för varje resultatenhet.
Kommuner bör göra saker på det sätt de kan bäst, genom att beskatta, inte genom att försöka uppfinna interna affärsmodeller.

Besparing av interna pengar ger inte nödvändigtvis en verklig kostnadsbesparing.

Sämre deltagande i kommunala beslut med läsplatta

"Behöver kommunalråd verkligen pekplattor?" frågar Mats Glaad i en krönika på IDG. Han fortsätter: "Han kunde lika gärna ha fått en Nintendo Wii av sin arbetsgivare."

Jag är väldigt skeptisk till att kommuner köper in pekplattor till sina förtroendevalda, av följande anledningar:

• Det går inte att motivera det miljömässigt. Jag har inte sett något försök till det, men hört orden "sen är det ju bra för miljön" många gånger. Om du inte kan bevisa att det gör miljönytta, så säg inte att det gör det.
• Jag tror att det är svårt att räkna hem investeringen. De kalkyler där man påvisat ett ekonomiskt gynnsamt business case kring pekplattor så har man kört ut handlingarna med taxi (istället för att låta dem åka i kommunens egna fordon) eller så har man räknat med att en tjänsteman inte kan göra nytta medan utskrifterna görs. Av någon anledning måste han sitta och titta på skrivaren. Jag inser att en pekplatta blir en besparing i dessa fall, men det hade blivit en ännu större besparing om man kört ut handlingar med kommunens befintliga fordon (eller som post) och inte betalat en tjänsteman för att titta på skrivaren medan den skriver ut.
• Mitt tredje och starkaste argument ska jag inte spela ut fullt ut. Frågan rör i alla fall användarnas förmåga att läsa en stor informationsmängd med yttranden från flera parter. Dessutom möjligheten att notera synpunkter frå partimedlemmar, allmänhet och samarbetspartier. Dessa faktorer med en pekplatta i handen på en kommunpolitiker som enda verktyg minskar inte direkt allmänhetens politikerförakt.

Det här klassiska klippet illustrerar min tredje punkt:

Jag tror tyvärr att om man mailar en PDF till en läsplatta istället för att dela ut pappershandlingar, så kommer besluten att bli sämre vad gäller de förtroendevaldas deltagande i besluten på ett medvetet plan.

Ystad räknar hem iPad investering

Ystads kommun satsar stort på iPad för förtroendevalda. De publicerar en bild där de tycks gestalta att en förtroendevald får 500 blad A4-papper i brevåldan inför varje sammanträde. Jag hoppas att de skriver ut dubbelsidigt... Ett paket innehållande 500 blad skulle väga 2,5 kilo och går normalt inte in i en lägenhets brevinkast.

Jag kar lånat in bilden från pressmeddelandet i huvudsak för att säkra att den
inte försvinner från nätet. Länken ovan leder till sidan med bilden.

Man uppger: "Bilden illustrerar den genomsnittliga mängden papper som skickas ut till varje politiker inför varje sammanträde."

Varför investeringar i elektronisk distribution misslyckas

Processen för att distribuera information kan delas in i tre steg:

Kommuner och landsting strirrar sig blinda på att göra det mittersta steget, dvs distributionen elektronisk. Jag har räknat med min Nyttokalkylator, men kan inte se att man skulle kunna räkna hem en investeringen i övergång till elektronisk distribution på något sätt om den kräver att man köper in läsplattor till informationskonsumenter. Har konsumenterna redan plattor så är det betydligt lättare att rökna hem investeringen.
Då skulle man bara kulla låta politiker "opta ut sig", dvs frivilligt avstå från papperskopior.

Stockholms läns landsting minskar pappersbehovet drastiskt

Nu har även Stockholms Läns landsting tänkt till. Man köper pekplattor till alla politiker för att minska pappersmängden skriver IDG idag.

Visst minskar man pappersbehovet, men jag tror inte att man har läst på ifall det ger någon miljöeffekt eller inte. Jag kan verkligen rekommendera SLL min nyttokalkylator.

Varje förtroendevald behöver dra ner sin pappersförbrukning med 50 000 sidor eller 2,6 meter för att investeringen ska vara CO2-neutral. Vill man kunna räkna hem investeringen i pengar motsvarar en platta nästan 90 000 sidor papper, eller en hög på 4,7 meter.

Att läsa 50 000 sidor under en mandatperiod motsvarar textmassan av 500 pocketböcker. Visst har våra förtroendevalda mycket viktiga papper att läsa, men jag tycker att det låter orimligt att de skulle komma upp i de mängderna som krävs för att investeringen skulle ge någon nytta.

Visst minskar man pappersbehovet, men man ökar både kostnaden och miljöpåverkan.

Nyttokalkyl för iPad2 till kommunfullmäktige

Jag har lyckats snickra ihop en liten applikation som hjälper till med en enkel nyttoanalys.

Applikationen räknar ut miljövinst och ekonomisk vinst av att distribuera papper elektroniskt till kommunfullmäktige. I kalkylen ingår att alla fullmäktigeledamöter får en iPad 2 av kommunen som endast används i detta syfte.

Applikationen finns under Verktyg i menyn ovan.

Reservation:
Jag ger inga garantier för att applikationen fungerar i din webbläsare. Den fungerar i min Internet Explorer 9 och det är jag galet nöjd med. Om den inte fungerar i Opera, FireFox eller Crome så får du gärna göra så att den fungerar och därefter delge mig koden.

Grön IT och lägre kostnader med iPad i Sveriges kommuner

Politiker vill ha iPad och grönare kommuner
Jag har varit i kontakt med säkert tio kommuner som tittar på att dela ut iPads till sina förtroendevalda. Några av dem har gjort det, några testar det och några sitter bara och räknar på det.

Jag kunde själv inte låta bli att fundera lite på frågeställningen.